Como conseguir patrocínio para evento esportivo: proposta e cotas

O que a marca compra quando patrocina uma prova

Quase todo organizador chega na marca falando da prova. A marca quer ouvir sobre ela mesma. Ninguém patrocina "um evento legal". A marca paga para chegar num público específico, num momento em que esse público está atento, e sair de lá com algo que ela consegue mostrar internamente.

Nas provas de corrida híbrida que eu monto, o que a marca compra de verdade cabe em quatro coisas:

• Público. Pessoas ativas, que treinam com frequência e consomem suplemento, moda fitness, saúde e serviços. É exatamente o cliente de uma loja de suplemento ou de uma clínica de fisioterapia.
• Visibilidade antes, durante e depois. Antes, na divulgação e nas redes da prova. Durante, na arena, no pórtico, na camisa e na locução. Depois, no registro de fotos e vídeos que circula por semanas.
• Ativação. Contato direto com o atleta no ponto de decisão: stand, amostra, degustação, avaliação. É onde a marca deixa de ser logo e vira conversa.
• Associação. Saúde, superação e comunidade. Para um negócio local, aparecer ao lado da prova da cidade pesa mais do que um anúncio solto.

Proposta boa fala do público e das contrapartidas. Proposta fraca fala só da prova.

Comece pela permuta, não pelo dinheiro

O erro que mais vejo é pedir cota em dinheiro logo de cara. Dinheiro vira aprovação de verba, conversa com diretoria, orçamento do ano. E costuma virar não, principalmente numa primeira edição, quando a marca ainda não viu nada acontecer.

Permuta é produto ou serviço no lugar de dinheiro: água, suplemento, alimentação, estrutura. A marca entrega o que já tem em estoque, com exposição na arena, na camisa e nas redes. Não sai do caixa dela. Por isso é o sim mais fácil de conseguir.

E permuta não é brinde, é custo abatido. O ponto de equilíbrio da prova é o custo fixo dividido pela margem que cada inscrição deixa. Uma prova de 200 a 300 atletas custa de R$ 11 a 19 mil, e o equilíbrio costuma cair entre 100 e 140 atletas. Cada item que uma marca banca sai desse custo fixo e reduz o número de inscrições que você precisa vender para empatar. O detalhe de cada linha de custo está em quanto custa organizar uma prova de corrida híbrida.

Permuta que substitui uma compra que você faria de qualquer jeito vale como dinheiro. Permuta de algo que você não ia comprar é só mais um logo no banner.

Como montar a proposta de patrocínio, seção por seção

A proposta não precisa de trinta páginas. Precisa ser clara o bastante para o dono da loja decidir sem você na sala. A estrutura que eu uso tem cinco partes:

1. Abertura. Nome da prova, cidade, data e um convite direto à marca, pelo nome. Nada de "prezados patrocinadores".
2. A oportunidade. O que é a prova (corrida com estações de força), data e local, público esperado com acompanhantes, alcance digital (seguidores, tráfego pago, cobertura no dia) e o perfil de quem vai estar lá.
3. O que a marca ganha. Associação a saúde e superação, exposição antes, durante e depois, contato com o público no ponto de decisão e conteúdo de marca gerado no evento.
4. Cotas. Três ou quatro níveis com contrapartidas descritas item por item. É a parte que a marca mais lê.
5. Fechamento. Diga que a cota pode ser adaptada à realidade da marca e peça uma conversa curta, de 15 minutos, para alinhar. Nome, telefone e perfil no fim.

Em cada seção, mostre número, não promessa. Em vez de "grande visibilidade", escreva quantos atletas você espera, quantas pessoas seguem a prova e quantos alunos o seu box já tem. Numa primeira edição, use o que você tem de concreto: a base do box, a comunidade que já treina com você, o alcance das suas redes.

Cotas de patrocínio: ouro, prata, bronze e permuta

A tabela abaixo é o esqueleto das cotas. Os valores ficam em branco de propósito: eles dependem do tamanho da prova, da cidade e do que a cota realmente entrega.

Para chegar nos valores, parta da sua planilha de custos, não de uma tabela copiada da internet. Veja quanto custa cada entrega (espaço de stand, área de camisa, posts) e quanto do custo fixo você quer cobrir com patrocínio. Limite a quantidade de cotas Ouro: se todo mundo tem logo em destaque, ninguém tem.

Só coloque na cota o que você consegue entregar. Cada contrapartida escrita é uma promessa que vai ser cobrada.

Quais marcas locais abordar e em que ordem

Marca local ama causa local. A prova da cidade é mais relevante para o dono da loja de suplemento do bairro do que para uma marca nacional que nunca ouviu falar de você. Eu organizo a lista em três ondas:

1. Quem fornece o que a prova já consome. Água, suplemento, alimentação, estrutura. É a onda da permuta, e ela mexe direto no seu custo.
2. Quem vende para o mesmo atleta. Loja de suplemento, moda fitness, clínica de fisioterapia e saúde, restaurante fit. Essas marcas entendem rápido o valor do público e aceitam bem cotas de exposição e ativação.
3. Empresas da cidade com verba de marketing. Negócios maiores que querem se associar a saúde e comunidade. É a conversa de cota em dinheiro, que fica mais fácil quando a primeira e a segunda onda já estão fechadas.

Comece pela sua própria rede: fornecedores do box, marcas que seus alunos já usam, comércios onde a comunidade compra. Uma indicação de aluno abre porta que e-mail frio não abre.

Quando abordar os patrocinadores no cronograma

No método de 90 dias entre marcar a data e largar, as propostas de patrocínio saem na fase de presença, entre as semanas 8 e 6 antes da prova. Nessa altura você já tem data, local, formato e identidade visual, e o Instagram da prova está no ar. A marca vê algo real, não uma ideia.

Existe um motivo prático para não deixar para depois: logo na camiseta e no pórtico tem prazo de produção. Se o patrocinador fecha na reta final, ele fica fora do material impresso e a cota perde valor. O calendário completo está em como organizar uma prova de corrida híbrida.

• Antes da semana 8: monte a lista de marcas e a proposta.
• Semanas 8 a 6: envie as propostas e feche as permutas.
• Antes de abrir o primeiro lote: tenha os logos confirmados para as artes de lançamento.
• Reta final: confirme entregas, stand e quantidades de produto.

Como entregar o que prometeu e renovar para a próxima edição

Patrocínio de verdade se ganha no ano seguinte. A primeira edição é onde você prova que entrega. Para isso, trate cada contrapartida como item de checklist.

• Liste as entregas de cada patrocinador e confira uma por uma: posts publicados, logo na camiseta, citação na locução, stand montado.
• Dimensione o produto e o kit pelo número real de inscritos. Numa primeira edição que acompanhei, foram feitas 300 camisas para 140 atletas. Sobra de kit é dinheiro parado, seu ou do patrocinador.
• Registre a marca no evento. Foto do stand, do pórtico, do atleta com o produto. É o material que a marca vai mostrar internamente.
• Mande um relatório curto depois da prova com o número de atletas, os posts em que a marca apareceu e as melhores fotos.

Com a prova realizada e as fotos na mão, a conversa muda. Quem entrou com permuta na primeira edição é o candidato natural a uma cota em dinheiro na segunda, e o relatório é o seu argumento.

Perguntas frequentes